Contractmanagement: wat is het nou eigenlijk?
Ik ben sinds november begonnen bij HIP en ik heb mijn eerste opdracht binnen het domein van contractmanagement. Voordat ik daadwerkelijk begonnen was, leek het mij niet lastig om de basis te begrijpen. Dit heb ik immers allemaal op school geleerd. Maar eenmaal op de werkvloer kreeg ik te maken met jargon.
De opdracht waar ik momenteel aan werk is voor twee zorginstanties die beide werken met eigen jargon. Wat bij de één een raamcontract is, is bij de ander een prijsafspraak. Wat bij de één een Inkoper doet, is bij de ander onderverdeeld in inkoper en backoffice medewerkers. Maar de meeste vraagtekens kwamen toen er gesproken werd over contracten beheren en contracten managen. Op school is dit behandeld, maar in de praktijk loopt dit tijdens gesprekken in elkaar over. Ook als ik kijk naar vacatures op het internet zijn er verschillende benamingen voor dezelfde werkzaamheden. Denk aan benamingen als contractmanager relatiemanager- en beheerder, prestatiemanager, leveranciersmanager en ga nog maar even door.
Daarom wilde ik antwoord hebben op de vraag: wat is nou eigenlijk contractmanagent?
Als men wil spreken over contractmanagement wordt er eerst gekeken naar het contractbeheer van een organisatie. Van Weele zegt ook dat contractbeheer daarom een administratief proces is om contracten te registreren en mutaties te verwerken gedurende de looptijd. Dit betreft gegevens die nodig zijn om het contract te kunnen beheren: start- en einddatum van het contract, looptijden, indexeringen, enzovoorts. Ook de belangrijkste kritische prestatie indicatoren worden inzichtelijk gemaakt.
Wil men een stap verder gaan en daadwerkelijk op contracten sturen, dan wordt gekeken naar de geleverde prestaties en de vervolgacties die daaruit voortvloeien. Contracten moeten immers wel waarde opleveren voor de organisatie. Het is dus contractbeheer waar ook prestatiemanagement bij komt kijken. De gemeten prestaties worden geanalyseerd, wat leidt tot het opstellen van vervolgacties. Het belangrijkste hierbij is dat de vervolgacties daadwerkelijk geïmplementeerd worden in de praktijk. Anders is het analyseren en opstellen van vervolgacties niet van toegevoegde waarde. Om dit te realiseren vinden gesprekken met de leverancier plaats en zijn veelal gericht op korte termijnoplossingen. Er wordt immers gekeken naar een relatief korte periode binnen een lange looptijd.
Soms komt het voor dat een organisatie een betere relatie wil ontwikkelen met haar leverancier. Dit komt vaak door de invloed die de leverancier heeft op de business en/of de hoge uitgaven die er gedaan worden bij die leverancier. Dit wordt leveranciersmanagement genoemd. Van Weele zegt over leveranciersmanagement dat het alle activiteiten omvat gericht op het verkennen, starten, onderhouden, ontwikkelen en verbeteren van relaties met leveranciers. Waar contractmanagement de focus heeft op korte termijnoplossingen, heeft leveranciersmanagement oog voor de inspanning op de lange termijn.
Terugkomend op de vraag: wat is nou eigenlijk contractmanagement? Gemakkelijk gezegd is contractmanagement het managen van contracten. Er wordt gekeken of er geleverd wordt wat afgesproken is, maar ook of de waarde voor de organisatie nog steeds gecreëerd wordt. Dit leidt tot vervolgacties die uiteindelijk ook doorgevoerd worden.
Houdt uw organisatie zich alleen bezig met het administratief inzichtelijk maken en houden van contracten? Dan is er geen sprake van contractmanagement, maar van contractbeheer.
Is uw organisatie gericht op de relatie met een leverancier en gaat het contract verder dan alleen de geleverde prestaties? Dan mag er gesproken worden over leveranciersmanagement.
In beide gevallen denk ik graag met u mee in de beste oplossing!
Geschreven door: Jur Dekker
