Het outsourcen van de inkoopafdeling, wat komt daarbij kijken?

De arbeidsmarkt is historisch krap. U heeft het ongetwijfeld meegekregen of gemerkt. De krapte wordt mede veroorzaakt doordat de werkloosheid laag is en doordat er nog nooit zoveel banen waren in Nederland; ruim 11 miljoen. De ontwikkeling van de werkloosheid hangt nauw samen met de ontwikkeling van de economie. De economie is aangejaagd door de inhaalconsumptie na onder andere twee coronajaren. Het uitzonderlijke ruime monetaire- en budgettaire beleid van de afgelopen jaren heeft daarbij de krappe situatie op de arbeidsmarkt in stand gehouden.

De krapte op de arbeidsmarkt geldt óók voor organisaties die op zoek zijn naar goede inkoopadviseurs. De telefoon staat momenteel roodgloeiend bij zowel interim inkoopadviseurs als bij inkoopadviesbureaus. Uit recent persbericht van Randstad is de functie inkoopadviseurs zelfs een van de 45 meest kansrijke beroepen in 2023. Voor veel organisaties is het op dit moment vrijwel onmogelijk om goede inkoopadviseurs te werven. Bij diverse organisaties staan vacatures voor inkoopadviseurs langer dan één jaar uit voordat een ‘geschikte’ kandidaat is geworven. Gedurende de zoektocht naar goed personeel is er uiteraard wel behoefte aan capaciteit en wordt er vaak gebruik gemaakt van externe inzet.

Een andere interessante optie, die nog niet héél vaak voor komt, is het outsourcen van de inkoopfunctie om de gestelde doelstellingen en ambities van de organisatie te realiseren en de focus te verschuiven naar de kerntaken. Een goede inkooporganisatie kan een wezenlijke bijdrage leveren aan meerdere doelen. Allereerst kan het ervoor zorgen dat het juiste product wordt ingekocht met de meeste meerwaarde tegen de gunstige voorwaarden. Ten tweede draagt het bij aan het realiseren van maatschappelijke, organisatie brede en politieke doelen. En tot slot is een goed werkende inkooporganisatie nodig om in control en rechtmatig bezig te zijn. Dat is niet alleen in het belang van een goedkeurende accountantsverklaring, maar óók voor het transparant handelen waarbij geldt dat publieke middelen doelmatig en integer worden ingezet.

Een besluit om een functie te outsourcen dient niet lichtvaardig te worden genomen. Hierbij zijn in ieder geval de volgende aspecten van belang:

• Ontkoppelbaarheid en overdraagbaarheid

Een van de belangrijkste elementen bij outsourcing is dat er sprake is van ontkoppelbaarheid. Er moet voorkomen worden dat er een te grote afhankelijkheid van een externe leverancier ontstaat, laat staan een situatie van ‘vendor lock-in’. Daarbij komt ook nog dat een aanbestedende dienst in geval van outsourcing de inkoopfunctie van tijd tot tijd, in de regel elke vier jaar, moet aanbesteden. Dit betekent onder meer dat er een uniforme werkwijze moet worden gehanteerd, vanuit een duidelijke rolverdeling.

• Controleerbaarheid

Voorts is het cruciaal dat de werkzaamheden die worden uitbesteed controleerbaar zijn. De externe partij dient zich periodiek te verantwoorden.

• Regievoering

Het is belangrijk dat de opdrachtgever de regie goed heeft ingericht en belegd. Dat vraagt van betrokkenen andere kennis en kunde dan veelal het geval is. Waarde focus eerst lag op de sturing van de operationele dagelijkse uitvoering van de diensten, verschuift deze naar het verkrijgen van grip op de vraag ‘wordt de juiste dienst en service verleend?”.

• Partnership

Uiteraard is een goede samenwerking onontbeerlijk bij het outsourcen van de inkoopfunctie. Gezien het feit dat het outsourcen van een inkoopfunctie een proces is dat een langere looptijd heeft, is het noodzakelijk dat er wordt samengewerkt met een partner die betrouwbaar is. Door een goed partnership wordt er waarde gecreëerd die hoger is dan de som van elke partner bij elkaar opgesteld (1+1=3) en kunnen organisatiedoelstellingen sneller worden gerealiseerd.

• SLA

Eveneens is het belangrijk dat er prestatieafspraken worden gemaakt en deze worden vastgelegd in een service level agreement (SLA) of een dienstenniveauovereenkomst (DNO). De insteek bij het opstellen van een SLA is een partnership gericht op een ‘goede’ samenwerking. De insteek dient ten allen tijde te zijn dat partijen in de stand van ‘verschuilen / excuses’ komen te staan. Dit kan bereikt worden door met name afspraken te maken over het ‘wat’ er wanneer geleverd dient te worden en minder of het ‘hoe’. Dit voorkomt tevens dat de SLA nodeloos uitgebreid wordt.

• ‘Schone’ overdracht

Om de outsourcing kans van slagen te geven, is het van belang dat de basis op orde is, de budgetten toereikend zijn en duidelijk de rolverdeling wordt beschreven. Dit is iets wat bijvoorbeeld bij shared services-vorming vaak niet goed wordt geregeld. Iets dergelijks geldt op aanzienlijk grotere schaal ook voor de decentralisatie van taken in het sociaal domein die in 2015 heeft plaatsgevonden.

Wat in bovenstaande afwegingen nog niet nadrukkelijk is benoemd is de ‘cultural fit’. Voor organisaties is dit wellicht één van de belangrijkste afwegingen. Het is uiteindelijk van belang dat de organisatiecultuur van de organisatie wordt geborgd en er een warme lijn is met de interne organisatie. Op deze manier kunnen doelstellingen worden verwezenlijkt en structurele verbeteringen worden gerealiseerd. Om dit te realiseren is het belangrijk dat de communicatie goed wordt geborgd en dat de normen en waarden van de organisatie helder worden uitgedragen en overgebracht op de externe partij. Daarnaast is het onzes inziens óók belangrijk dat de interne medewerkers die betrokken zijn bij de outsourcing betrokken blijven bij het proces en hun input wordt gebruikt om draagvlak te creëren en behouden.

Naast bovenstaand zijn er nog tal van andere voordelen zoals bijvoorbeeld kostenbesparing, flexibiliteit en stabiliteit/continuïteit. Uiteraard zijn er ook nadelen zoals hierboven genoemd zoals bijvoorbeeld de afhankelijkheid van één partij, gevoel van minder controle of een mismatch op de ‘cultural fit’.

Het geschetste geeft in een notendorp weer wat er van belang is bij het outsourcen van de inkoopfunctie, welke afwegingen er gemaakt kunnen worden en welke risico’s er zijn. Een aantal elementen zijn vluchtig beschreven, uiteraard kunnen wij hier nadere toelichting geven als u hier behoefte aan heeft. Als u deze behoefte heeft, dan nodigen wij u graag uit om hierover in gesprek te gaan.

Geschreven door: Vincent van de Berghe