Houd de aanbestedingsstrategie strategisch

Het is bij veel aanbestedende diensten goed gebruik om inkooptrajecten af te trappen met een aanbestedingsstrategie. Niet altijd onder deze letterlijke titel, overigens, benamingen als inkoopplan en dergelijke komen ook voor. Wat ik in de praktijk echter bij verschillende opdrachtgevers zie gebeuren, is dat deze documenten steeds gedetailleerder worden en daardoor uitdijen – dit is een ongewenste situatie.

Deze ontwikkeling kan ik niet los zien van risicoaversie en behoefte aan controle. Dat is op zich ergens wel te begrijpen, zeker bij omvangrijke en/of belangrijke aanbestedingen. Het leidt in de praktijk echter tot onder andere de volgende problemen:

Interne opdrachtgevers die als leidinggevende gewend zijn op hoofdlijnen te opereren, worden geconfronteerd met allerlei informatie die voor hen niet relevant is.

Hierdoor is er de kans dat zij het document – dus ook de strategische noties – niet goed lezen. Informeer de opdrachtgevers kort over doelstelling, reikwijdte, marktsituatie, planning, voornaamste risico’s, prijs-kwaliteitverhouding die je nastreeft en zogenoemde ‘overige inkoopdoelen’, zoals duurzaamheid of sociaal beleid. Val hen dus niet lastig met beoordelingscriteria, verschillende gunningsmodellen tot achter de komma en zaken als ‘Rusland-bepaling’. Laat staan het platgetreden pad van de Kraljic-matrix die in regel niet meer dan een verplichte invuloefening is.

Door de grote mate van detaillering komen de strategische aspecten te laat in het proces aan de orde.

Hier is door strategische bijsturing eigenlijk niet meer mogelijk. “het inkoopplan moet getekend zijn voordat we publiceren.”, zo heb ik meermaals vernomen. Wat in de praktijk betekent dat enkele dagen voor publicatie de verplichte accordering wordt opgehaald. De aanbestedingsstrategie is daarmee verworden tot een verplicht nummer en dat doet geen recht aan het belang ervan.

Tot slot: in mijn vorige bestaan als organisatieadviseur hanteerde ik het volgende ezelsbruggetje: strategisch, tactisch, operationeel = richting, inrichten, verrichten. Vertaald naar een aanbestedingstraject zou ik willen zeggen: houd de aanbestedingsstrategie strategisch en beleg de tactische aspecten bij de projectgroep.

Geschreven door: Vincent Sabee