Mondeling contact met kandidaat/leveranciers: mogelijkheden en onmogelijkheden
Bij veel van de door mij begeleide aanbestedingen komt de vraag oppoppen of het mogelijk is in de gunningsfase om op de één of andere manier contact te hebben met de kandidaat en/of leveranciers. Het is een zeer begrijpelijke wens, want helemaal bij langlopende overeenkomsten met een grote opdrachtwaarde voelt het onbevredigend om alleen van papier te gunnen. Vooral als er nadrukkelijk een partnership wordt beoogd.
Als consultant ondersteun ik verschillende aanbestedende diensten op gebied van inkoop en contractmanagement. De laatste jaren zie ik de trend dat grote tot middelgrote organisaties een vaste formatieplaats hebben voor een Tendermanager of Tender specialist. De Tendermanager of Tender specialist schrijven samen met hun team de inhoud op de kwalitatieve subgunningscriteria. In die teksten worden de mooiste dingen beloofd, waardoor het beoordelingsteam van de aanbestedende dienst enkel een hoge score kunnen toekennen op de kwalitatieve subgunningscriteria. Echter blijkt in de praktijk, contractmanagementfase, dat bepaalde beloftes niet waargemaakt kunnen worden en de contractmanagers zitten met de gebakken peren. Is persoonlijk contact tijdens de aanbestedingsprocedure dan de oplossing?
Persoonlijk contact kan de vorm hebben van een presentatie, een interview of een casusopgave. Maar met dit persoonlijke contact als onderdeel van de aanbestedingsprocedure bestaat een grotere kans op subjectiviteit in de beoordeling op de kwaliteitscriteria. Dit kan op gespannen voet staan met de objectieve beoordelingssystematiek. Hierbij moet een kanttekening gemaakt worden dat ook het beoordelen van schriftelijke opgaven niet vanzelfsprekend objectief is. Het is juist de taak van de aanbestedingsadviseur in de rol van procesbegeleider om een zo groot mogelijk objectiviteit te bewerkstelligen, of het nu om de beoordeling van schriftelijke opgaven of een eventuele presentatie/interview gaat.
Dit wetende, mag een presentatie en/of interview dan altijd een onderdeel zijn van de aanbestedingsprocedure? Het antwoord is NEE. Elke goede inkoopadviseur weet welke middelen hij/zij moet inzetten om vertrouwen te krijgen in een goed aanbestedingsresultaat. Het toepassen van een presentatie en/of interview betekent dus te allen tijde maatwerk bij de aanbestedingsstrategie.
De Richtlijnen en de Aanbestedingswet zijn duidelijk. Gunningscriteria dienen in relatie te staan tot het voorwerp van de opdracht, zo oordeelde ook Rechtbank Midden Nederland onder meer in 2017 (ECLI:NL:RBMNE:2017:6766) en Rechtbank Gelderland (ECLI:NL:RBGEL:2017:2042). De rechter in Midden Nederland stelt dat het beoordelen van een presentatie of interview als gunningscriterium alleen toegestaan is als het van doorslaggevend belang is voor het prestatieniveau van de opdracht, terwijl de rechter in Gelderland aangeeft dat dit slechts mogelijk is als het gunningscriterium voldoende geconcretiseerd is en in verhouding staat tot het voorwerp van de opdracht. Een ‘persoonlijke klik’ is zelden een wezenlijk onderdeel van een opdracht. Een presentatie/interview beoordelen op ‘persoonlijke klik’ is subjectief, maar niet per definitie onrechtmatig. Het is daarom van essentieel belang dat u als inkoper ervoor zorgt dat een presentatie of interview niet in strijd is met het transparantiebeginsel en dat de beoordeling wordt gedaan aan de hand van een zo objectief mogelijke aanpak. Dit kan worden bereikt door ervoor te zorgen dat de verwachtingen en beoordelingscriteria vooraf duidelijk worden gecommuniceerd aan alle inschrijvers. Als inkoopadviseur dien je de gunningsbeslissing vervolgens zo te motiveren dat afgewezen inschrijvers in staat zijn om de beoordeling te toetsen. De uitspraak van de Rechtbank in Den Haag (ECLI:NL:GHDHA:2015:413) ondersteunt deze benadering en benadrukt het belang van transparantie bij aanbestedingen.
Een presentatie en/of interview wordt op verschillende manieren toegepast. Als apart subgunningscriterium of ter verduidelijking van een schriftelijk subgunningscriterium. Wanneer het wordt toegepast ter verduidelijking van een schriftelijk subgunningscriterium zou dit enkel de schriftelijke beoordeling moeten bevestigen, omdat de toelichting in de regel geen nieuwe informatie mag bevatten. Als het een opzichzelfstaand subgunningscriteria is, dan dient dit inhoudelijk in relatie tot de opdracht zijn. De beoordelingsaspecten en het beoordelingskader kunnen niet gelijk zijn aan het schriftelijke kwalitatieve subgunningscriteria. Mijn advies luidt: pas een presentatie, interview of casusopgave alleen toe als zelfstandig criterium in omstandigheden waarin alleen een schriftelijke opgave, gegeven de doelstellingen van de aanbesteding, te kort schiet. Ken daarnaast een substantiële waarde aan toe van maximaal 25% van de kwaliteitscriteria. Een presentatie, interview of casusopdracht leent zich goed voor het aanbesteden van bijvoorbeeld trainers, marketeers of architect met artistieke visie.
